Hoy en día, ser freelance o autónomo supone una gran cantidad de retos. Las ayudas que se pueden encontrar a la hora de emprender son escasas e insuficientes para poder poner en marcha un negocio.
Uno de los aspectos que causa mayores dificultades para los autónomos son las finanzas. Además de todo el trabajo a gestionar, también hay que hacer que las cuentas cuadren y siempre siguiendo la legislación vigente. Por tanto, para hacer más fácil estas tareas, hemos recopilado algunos consejos que pueden ayudarte a que no pierdas la cabeza detrás de los números.
Consejos para que autónomos y freelance lleven sus finanzas al día
Hay varios elementos que se deben tener en cuenta para mejorar la gestión de las tareas de contabilidad. En este sentido, encontramos desde herramientas hasta sistemas y métodos de trabajo que pueden hacer que nuestra economía mejore o, al menos, vaya al día.
Digitaliza tu contabilidad
En pleno siglo XXI, tener que lidiar aún con facturas en papel o en formato físico está obsoleto. Y, además, puede ser poco respetuoso con el medio ambiente. Pero, más allá de una cuestión de ecología, también es una cuestión de comodidad. De este modo, las facturas estarán más ordenadas al almacenar todos los documentos en formato digital.
Para lograrlo, podemos guardarlas en la nube para tenerlas accesibles en todo momento, así como en nuestro ordenador o disco duro. Lo importante es que estén accesibles y sean fáciles de encontrar. Sin embargo, escanear el documento no es suficiente, ya que es necesario tener información de la factura o que el documento esté disponible para poder encontrarlo y registrarlo correctamente.
Para ello, el OCR para facturas de Klippa puede ser un gran aliado para lidiar con clientes que aún nos envían las facturas como imagen o en papel. Este programa se encarga de escanear y digitalizar el documento en tan solo unos minutos. Además, al ser un programa especializado en facturas, analiza su estructura y detecta los datos relevantes. Como, por ejemplo, el concepto, la dirección del remitente, los datos fiscales, etc. Sin duda, es una herramienta que nos puede ayudar a mejorar la organización y hacernos ahorrar mucho tiempo.
Utiliza un software de facturación
Otra herramienta complementaria que nos ayudará a digitalizar nuestras finanzas son los software de facturación. El uso de un OCR, como hemos mencionado anteriormente, se refiere a las facturas recibidas. Y, en el caso del software de facturación, nos ayuda a gestionar y emitir todas las facturas de la compañía.
Estos programas permiten generar en pocos segundos facturas ordinarias con toda la información relevante y de manera personalizada. Su funcionalidad no se limita a la generación de facturas, pues son de gran ayuda en toda la gestión de la contabilidad. A su vez, también notifican si alguna factura está a punto de vencer, si hay algún error en la tasa impositiva y cuándo debemos presentar las facturas a la Agencia Tributaria.
En este último aspecto, este tipo de programas son particularmente útiles. De esta manera, podemos almacenar todas las facturas que generamos y tan solo debemos descargar un archivo con todos los documentos necesarios y adjuntarlos en la página web pertinente.
No obstante, para poder hacer uso de estos programas, primero se debe elegir el software de facturación adecuado en función de nuestras necesidades. Lo mejor es buscar recopilaciones de los mejores programas de facturación y poder tomar una decisión fiable y acertada.
Controla tus gastos e ingresos
Los gastos y los ingresos son la base de nuestra economía. Por eso, es crucial mantenerlos al día y tenerlos bajo control. Ya hemos hablado de los ingresos y de la gestión de las facturas, pero es importante abordarlos desde una perspectiva general.
Respecto a los gastos, hay que considerar aquellos que son necesarios e inherentes a la actividad y los superfluos de los que se puede prescindir si hace falta. Los gastos, nos guste o no, dependerán directamente del nivel de ingresos. Es decir, no podemos gastar más de lo que ingresamos. Y, aunque los ingresos que generemos no dependen de nosotros, sí que podemos controlarlos.
Una buena manera es catalogarlos en base a su necesidad. Hay gastos que debemos realizar y otros que no son tan necesarios. Por ello, dependiendo de los ingresos mensuales que tengamos o aspiremos a tener, podremos realizar más gastos superfluos o tener que reducir los gastos generales.
Establece una política de cobros
Las excepciones, los casos especiales y los favores pueden llegar a ser una perdición para los autónomo o freelance. Es importante tener a los clientes satisfechos e intentar ayudarlos en lo posible, pero se debe respetar el propio trabajo y exigir aquello que nos corresponde.
Los cobros son un problema para todo aquel que trabaja por su cuenta. Por tanto, los retrasos, los malentendidos, los impagos y los morosos deben estar a la orden del día y hacer lo posible para evitarlos.
Para sentar una buena base, es importante establecer la política de cobros que llevaremos a cabo y seguir con ella hasta el final. No podemos exigir un pago en un plazo a cada cliente porque terminaremos perdiendo la cabeza. Si, por ejemplo, las facturas se cobran en 30 días, debemos exigir que así sea para todos los clientes.
Presupuesto
Cuando hablamos de presupuesto, podemos referirnos a distintos aspectos en la actividad que llevemos a cabo. Por un lado, el presupuesto es entendido como el paso previo a la factura. Cuando un cliente nos pide un presupuesto, es importante mantener la calma. A menudo tenemos tantas ganas de que sea aceptado que podemos rebajar el precio u ofrecemos servicios adicionales para justificar el precio. Esto hace que terminemos desvalorizando nuestro trabajo.
Debemos entender que nuestro trabajo tiene un precio y el cliente debe aceptarlo. De lo contrario, terminaremos perdiendo dinero, ya que estamos cobrando por debajo del coste que tiene para nosotros llevar a cabo el trabajo. Obviamente, la negociación con el cliente es una parte importante a la que no hay que cerrarse.
Por otro lado, existe otro presupuesto. Se trata de aquel que debemos ponernos a nosotros mismos para no exceder nuestros gastos. Como ya hablamos anteriormente, los gastos deben ser proporcionales a los ingresos y deben ser catalogados por necesidad. Establecer un presupuesto de gasto mensual o trimestral al que ajustarnos puede ser de gran ayuda para no gastar más de lo permitido.
Impuestos
Los impuestos suponen un gran quebradero de cabeza. No solo porque son gastos que no podemos obviar, sino porque debemos ajustarnos a las fechas a la hora de presentarlos. Sin embargo, no todo lo relacionado con los impuestos son gastos. También es importante conocer la legislación aplicable, pues, a veces, puede ofrecernos ciertos beneficios.
Existen muchos gastos periódicos propios de nuestra actividad que podemos deducir. De esta manera, podemos recuperar parte de lo que hemos gastado. Para ello, primero se debe conocer la legislación vigente para evitar multas y poder aprovechar todos sus beneficios fiscales.
Como conclusión
No todo el mundo está hecho para ser autónomo o freelance. Se requiere de una fuerza de voluntad enorme, una organización impecable y una continua actualización. Sin embargo, también es muy gratificante y cómodo en determinados casos.
En resumen, sea cual sea tu actividad, si tienes las cuentas digitales ordenadas, los gastos e ingresos balanceados, los impuestos al día y una política de cobros favorable para ambas partes, no tendrás problemas en mantener a flote tu actividad.