Las nuevas formas de trabajar no sólo están cambiando las estructuras de las empresas o las estrategias de trabajo sino también el control de acceso a éstas, los registros de asistencia y la forma de contabilizar el trabajo realizado.
Definición del control de presencia
El control de presencia es el sistema mediante el cual una empresa puede contabilizar las horas, desde el momento exacto de entrada y el de salida, hasta las horas extra que se realizan, pasando por las horas que ha cumplido un trabajador de su jornada laboral.
Antes de la irrupción de las tecnologías en la vida cotidiana, los registros de asistencia se hacían manualmente con papel y boli. El trabajador apuntaba en un papel la hora de entrada y de salida y después firmaba ambas respectivamente. Esto provocaba una gran cantidad de documentos sobre el control de accesos, tanto a nivel práctico como a nivel de documentación para establecer protocolos y repartirlos entre los empleados. A esto se le sumaba la generación de informes posteriores sobre la productividad laboral de cada trabajador y de la empresa.
En cambio, la revolución tecnológica ha permitido modernizar los controles de acceso gracias a las nuevas tecnologías de identificación y el control digital del horario, con las que, además, se ha optimizado el control de asistencia y la transparencia del proceso. Cada vez hay más tipos de controles de presencia, como la biometría, el RFID y las tarjetas de proximidad, que permiten fichar de múltiples maneras y que sirven tanto para mejorar los sistemas de seguridad como la gestión del tiempo.
Para qué sirve el control de asistencia
Una de las ventajas de estos nuevos controles de presencia es que beneficia tanto al trabajador como a la empresa, pues reduce el esfuerzo y el tiempo dedicado a la gestión de equipos y el control de horarios. Además, el registro de asistencia facilita mucha información para la propia gestión de las horas en el caso de los trabajadores, y la generación de informes y la toma de decisiones y acciones para mejorar la productividad laboral y la felicidad en el trabajo de todos los miembros de la organización.
Utilidad del control de presencia para la empresa
- Conocer si se cumplen o no los horarios laborales.
- Optimizar el diseño de jornadas y horarios flexibles.
- Averiguar si existe una tendencia de retrasos y controlar el absentismo laboral.
- Saber y planificar las ausencias de los trabajadores en vacaciones y festivos.
Utilidad del control de presencia para el trabajador
- Conocer las horas trabajadas.
- Controlar la gestión del tiempo.
- Trabajar desde casa y contabilizar las horas dedicadas.
- Conocer el calendario laboral de la empresa y gestionar las vacaciones, los festivos, los días libres…