La interacción entre los trabajadores se hace imprescindible para que los proyectos tengan éxito. Esta es una de las grandes ventajas que ofrece el trabajo colaborativo. Existen múltiples herramientas de trabajo colaborativo en empresas, ya sea en la misma oficina o en diferentes espacios, que permiten a los integrantes de un equipo de trabajo estar en contacto entre ellos y con sus clientes. Todas pertenecen al mundo digital, donde el trabajo cooperativo tiene su base.
La web 2.0 como herramienta de trabajo colaborativo en Internet es fundamental. Son muchas las plataformas que se pueden utilizar para el trabajo colaborativo, pero hay que saber elegirla. Tendremos que saber a quién está dirigida, cuáles serán sus usuarios y cuál será su misión. Esto permitirá que las herramientas escogidas tengan éxito en el ámbito de trabajo. Te mostramos algunos ejemplos de herramientas para el trabajo colaborativo.
Herramientas de comunicación para el trabajo colaborativo
Las herramientas online para el trabajo colaborativo son las más usadas actualmente. La comunicación, tanto interna como externa, es el eje central del trabajo cooperativo y existen diversas plataformas para fomentarlas:
- Correo electrónico y listas de distribución: El correo electrónico es de las herramientas más antiguas, pero sigue siendo muy útil para acordar tareas o enviar trabajos realizados. Mediante las listas de distribución podemos informar a más personas de lo que necesitemos.
- Foros: Permite reunir conversaciones sobre un tema concreto. Permite tener discusiones y compartir opiniones, ideas e información. Tiene un administrador, un moderador y los usuarios.
- Chat y mensajería instantánea: Se trata de comunicaciones instantáneas a través de Internet. En la actualidad también permite añadir vídeo y audio.
- Blogs: Se trata de un sitio web donde se publican entradas (post) y permite a los lectores dejar comentarios.
- Microblogs: Son publicaciones que no pueden exceder un máximo de carácteres. En los trabajos colaborativos sirven para hacer llegar al resto de integrantes pensamientos o ideas.
- Redes sociales: son espacios virtuales dedicados a la interacción. Son característicos su bidireccionalidad e inmediatez. Permite difundir información y transmitir conocimientos, o contar en lo que se está trabajando. También fomenta la cooperación en la gestión de proyectos.
Herramientas de gestión de archivos para trabajo colaborativo
La producción de conocimiento es la base del trabajo colaborativo. Las herramientas de gestión de archivos se convierten en imprescindibles para alcanzar los objetivos. Se pueden escoger entre diferentes herramientas:
- Wikis: Consiste en un sitio web que versa sobre un tema y donde los usuarios pueden añadir, editar o eliminar contenidos.
- Compartir elementos multimedia: El intercambio de archivos multimedia se puede hacer de manera más sencilla a través de Internet. Se comparten textos, vídeos, fotos, audios…
- Almacenamiento de información online:
- Mapas y datos: Existen aplicaciones webs que permiten combinar datos procedentes de más de una fuente y se llaman «Mash – Up».
- Organizadores gráficos: Son herramientas visuales que sirven para ordenar la información.
- Marcador social: Permiten almacenar las webs de interés que están marcadas como favoritos.
- Gestión de fotos, vídeo y notas
- Mapas colaborativos
Para alcanzar los objetivos comunes del proyecto es necesario una buena planificación y gestión. Existen diversas herramientas que pueden ayudar en este sentido:
- Tareas y calendarios: permiten visualizar los objetivos
- Reuniones online: videoconferencias, seminarios online, intercambio de documentos, visión de pantallas…
- Edición colaborativa de documentos: se pueden crear, revisar, modificar y validar.
También es importante señalar la utilización del crowdsourcing como elemento del trabajo colaborativo. Consiste en externalizar tareas a un numeroso grupo de personas para aprovechar sus conocimientos.