Saber cómo administrar el tiempo en el trabajo es la clave para conseguir aumentar la productividad laboral. Establecer un horario para cada tarea ayuda a ganar tiempo y exige mayor concentración para conseguir alcanzar los objetivos marcados.
Al hablar de la gestión del tiempo normalmente pensamos en nuestro tiempo pero no en el de los demás compañeros de trabajo, sobre todo cuando se trata de trabajo en equipo. Hemos de respetar las necesidades de los demás e intentar no interrumpir y afectar a su concentración. A través de una buena comunicación interna y un buen entendimiento del equipo se consigue el bienestar de todos.
Consejos para administrar el tiempo en el trabajo
- Es aconsejable dedicar unos minutos el día anterior a pensar y planificar las tareas que se deben desarrollar al día siguiente estableciendo un orden de prioridades.
- Llegar pronto al trabajo ayuda a mejorar la concentración y a aprovechar mejor las primeras horas del día ya que disponemos de mayor energía.
- Observar en qué horas del día se es más productivo y aprovecharlas para obtener el mayor rendimiento posible.
- Es aconsejable empezar la jornada resolviendo los temas más complicados o que menos agradan porque al final del día puede ser un trabajo mucho más tedioso.
- Realizar pequeñas paradas de cinco minutos para descansar cada cierto tiempo ayuda a desconectar y a hacer más productivo el tiempo dedicado a cada tarea.
Herramientas de gestión y organización del tiempo
Existen numerosas herramientas y software que ayudan a conseguir una correcta gestión del tiempo en el trabajo. La gran mayoría se basan en los siguientes conceptos básicos:
Elaborar una lista de tareas nos permite controlar aquellas tareas que tenemos pendientes, eliminar aquellas que vayamos realizando a lo largo de la jornada y agregar las que vayan generándose para recordarlas durante los siguientes días.
Establecer prioridades una vez que se conocen las tareas a realizar es fundamental para priorizar estableciendo un orden en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas. Por norma general lo más recomendable es empezar por las tareas de mayor prioridad aunque también es aconsejable intercalar éstas que requieren de una mayor concentración con otras tareas más sencillas.
Asignar determinados espacios de tiempo a las tareas en función de su dificultad. Reservar las horas en las que desarrollamos una menor productividad para ejecutar tareas menos complejas. Una tarea compleja, es conveniente dividirla en varias fases de trabajo asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado durante la misma jornada laboral o en jornadas sucesivas.